Lizenzsoftware ersetzen

Teure Lizenzsoftware durch eigene Software ersetzen

Sie zahlen jeden Monat pro Nutzer für eine Software, von der Ihr Team nur einen Teil braucht? Dann kann sie durch eine Eigenentwicklung abgelöst werden, die genau das kann, was Ihr Betrieb braucht. Danach fallen keine Lizenzkosten mehr an, nur noch Hosting und Wartung.

Ihre Daten werden aus der alten Software übernommen. Die alte Software läuft weiter, bis die neue sicher funktioniert. Entwickelt in Freiburg im Breisgau.

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Gründe für den Wechsel

Wann sich der Wechsel lohnt

Die Lizenzkosten steigen mit jedem Mitarbeiter

Bei Preisen pro Nutzer und Monat wird jede Neueinstellung teurer. Bei 30 Nutzern zu 50 € im Monat sind das 18.000 € im Jahr, jedes Jahr.

Der Anbieter erhöht die Preise

Neue Tarife, Pflicht-Upgrades oder Funktionen, die plötzlich nur noch im teureren Paket enthalten sind. Sie können wenig dagegen tun, weil Ihre Daten in der Software liegen.

Bezahlt wird für Funktionen, die niemand nutzt

Die Software kann hundert Dinge, Ihr Team braucht zehn davon. Was wirklich fehlt, kostet als Zusatzmodul extra oder wird mit Excel-Listen nebenher gelöst.

Die Software wird nicht mehr weiterentwickelt

Eine alte Branchensoftware, eine Access- oder FileMaker-Datenbank, die nur noch auf einem Rechner läuft: Wenn der Anbieter aufhört oder der Entwickler nicht mehr da ist, wird es riskant.

Der Anbieter bestimmt, wie die Software funktioniert

Welche Funktionen kommen, welche wegfallen und wann sich die Oberfläche ändert, liegt nicht in Ihrer Hand. Ihre Wünsche landen auf einer Liste mit denen aller anderen Kunden.

Ihre Daten liegen beim Anbieter

Ihre Daten liegen auf fremden Servern, oft außerhalb der EU. Was sich exportieren lässt und in welchem Format, entscheidet der Anbieter.

Kosten

Lizenzkosten gegen Eigenentwicklung: was Sie vergleichen sollten

Eine Eigenentwicklung kostet am Anfang mehr als ein Jahr Lizenzgebühren. Danach bleiben nur noch die Kosten für Hosting und Wartung. Für einen ehrlichen Vergleich gehören diese Posten auf beide Seiten:

	Lizenzsoftware	Eigenentwicklung
Einmalig	Einrichtung, Schulung	Entwicklung, Datenübernahme
Laufend	Lizenz pro Nutzer, Zusatzmodule, Preiserhöhungen	Hosting und Wartung ab ca. 150 € im Monat
Neue Mitarbeiter	Jeweils eine weitere Lizenz	Keine Mehrkosten
Anpassungen	Nur, was der Anbieter anbietet	Nach Aufwand, jederzeit möglich
Versteckte Kosten	Workarounds, doppelte Dateneingabe	Entfallen, wenn die Software zum Ablauf passt

Eine Beispielrechnung mit Zahlen steht unter Individualsoftware entwickeln lassen. Im Erstgespräch wird die Rechnung mit Ihren tatsächlichen Lizenzkosten aufgemacht.

Ohne neue Abhängigkeit

Keine Lizenz, kein Vendor Lock-in

Wer eine Lizenzsoftware ablöst, möchte nicht in die nächste Abhängigkeit geraten. Deshalb gilt (mehr dazu unter Vendor Lock-in vermeiden):

Der Quellcode gehört Ihnen

Quellcode, Daten und Zugänge gehören vom ersten Tag an Ihrem Unternehmen. Es gibt keine Lizenz, die gekündigt oder teurer werden kann.

Verbreitete Technik

Entwickelt wird mit Laravel und PHP, einer der am weitesten verbreiteten Techniken für Webanwendungen. Jeder andere Laravel-Entwickler kann die Software weiterführen.

Ihre Daten in Ihrer Datenbank

Die Daten liegen in einer normalen Datenbank auf Servern in Deutschland. Ein Export ist jederzeit möglich, ohne den Anbieter um Erlaubnis zu fragen.

Bereits umgesetzt: Bei nutramaxx wurde ein veraltetes System durch eine eigene Spezifikationsdatenbank mit Kundenportal ersetzt.

Ablauf

So wird die alte Software abgelöst

Der Umstieg wird so geplant, dass Ihr Betrieb weiterläuft. Gekündigt wird erst, wenn die neue Software sicher funktioniert.

Bestandsaufnahme

Es wird geklärt, welche Funktionen Ihr Team wirklich nutzt, was fehlt, wie die Daten exportiert werden können und wann der Vertrag kündbar ist.

Angebot

Sie erhalten eine Beschreibung der neuen Software, ein Angebot mit klarem Preis und einen Vergleich mit Ihren heutigen Lizenzkosten.

Entwicklung

Zuerst wird gebaut, was Ihr Team täglich braucht. Sie sehen die Software schon während der Entwicklung und können sie testen.

Datenmigration

Kunden, Aufträge, Dokumente und Historie werden aus der alten Software übernommen und geprüft. Beide Systeme laufen für eine Übergangszeit parallel.

Umstieg und Betreuung

Ihr Team wird eingewiesen, die alte Lizenz wird gekündigt. Danach gibt es Updates, Hilfe bei Problemen und neue Funktionen, wenn Sie sie brauchen.

Ehrlich gesagt

Wann Sie Ihre Lizenzsoftware behalten sollten

Nicht jede Lizenzsoftware sollte ersetzt werden. Diese Einschätzung bekommen Sie im Erstgespräch auch dann, wenn sie gegen einen Auftrag spricht.

Buchhaltung, Office, E-Mail

Für Buchhaltung, Lohn, E-Mail oder Textverarbeitung gibt es gute Produkte, die zusätzlich gesetzliche Änderungen abdecken. Eine Eigenentwicklung kann sich auch hier lohnen, sollte aber gut überlegt sein: Jede Gesetzesänderung muss dann selbst nachgezogen werden, und das erhöht den Wartungsaufwand dauerhaft.

Wenige Nutzer, günstige Lizenz

Drei Nutzer zu 20 € im Monat ergeben 720 € im Jahr. Das holt eine Eigenentwicklung in absehbarer Zeit nicht wieder herein.

Die Software passt eigentlich

Wenn nur eine Verbindung zu einem anderen Programm fehlt, ist eine Schnittstelle günstiger als eine neue Software.

Über mich

Ihr Ansprechpartner in Freiburg

Dennis Koch – Softwareentwickler aus Freiburg im Breisgau

Ich entwickle Software für Unternehmen in Freiburg, Südbaden und ganz Deutschland. Bei mir sprechen Sie direkt mit dem Entwickler, der Ihre neue Software baut und die Daten aus der alten übernimmt.

Gerne schaue ich mir mit Ihnen an, welche Lizenzen Sie heute bezahlen und welche davon sich durch eine Eigenentwicklung ersetzen lassen.

12+
Jahre Erfahrung: 100+
realisierte Projekte: 5,0 ★
aus 20 Google-Bewertungen

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf häufige Fragen zum Ersetzen von Lizenzsoftware.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie mir gerne eine E‑Mail.

Ab wann lohnt sich eine Eigenentwicklung statt Lizenzsoftware?

Wenn die Lizenzkosten hoch sind und mit dem Team wachsen, oder wenn Ihr Team viel Zeit mit Workarounds verbringt. Als Faustregel: Bei 20 oder mehr Nutzern und Lizenzen ab etwa 40 € pro Nutzer und Monat lohnt sich ein genauer Vergleich. Im Erstgespräch wird das mit Ihren tatsächlichen Zahlen gerechnet.

Was kostet es, eine Lizenzsoftware zu ersetzen?

Das hängt davon ab, wie viel die neue Software können muss. Sehr kleine Tools beginnen bei etwa 5.000 €, die meisten Projekte liegen ab 10.000 €, umfangreiche Systeme deutlich darüber. Dazu kommen ab etwa 150 € im Monat für Hosting und Wartung. Weitere Lizenzkosten fallen nicht an, auch nicht für neue Mitarbeiter.

Können unsere Daten aus der alten Software übernommen werden?

In den meisten Fällen ja. Die meisten Programme bieten einen Export als CSV, Excel oder über eine Schnittstelle. Bei älteren Systemen wie Access- oder FileMaker-Datenbanken werden die Daten direkt aus der Datenbank gelesen. Vor dem Umstieg wird geprüft, ob alle Daten vollständig angekommen sind.

Wann sollte ich die alte Lizenz kündigen?

Erst, wenn die neue Software im Alltag funktioniert und die Daten übernommen sind. Die Kündigungsfrist wird schon bei der Bestandsaufnahme geprüft, damit die Entwicklung dazu passt und Sie kein zusätzliches Vertragsjahr bezahlen.

Wem gehört der Quellcode?

Ihnen. Quellcode, Daten und Zugänge gehören vom ersten Tag an Ihrem Unternehmen. Sie können die Software jederzeit von einem anderen Entwickler weiterentwickeln lassen.

Wie vermeide ich einen neuen Vendor Lock-in?

Quellcode, Daten und Zugänge gehören Ihrem Unternehmen. Die Software wird mit Laravel und PHP entwickelt, das viele Entwickler beherrschen. Der Code ist dokumentiert und mit automatischen Tests abgesichert. Einen Wartungsvertrag können Sie kündigen, ohne die Software zu verlieren. Mehr dazu unter Vendor Lock-in vermeiden.

Kann die Entwicklung steuerlich abgeschrieben werden?

Laut BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 kann für Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Das gilt ausdrücklich auch für Anwendungen, die auf den einzelnen Nutzer abgestimmt sind. Ob und wie das in Ihrem Fall gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Wie lange dauert die Entwicklung?

Die Entwicklungsdauer hängt vom Umfang ab. Kleinere Webanwendungen sind oft in 4 – 8 Wochen umsetzbar, komplexere Systeme mit mehreren Modulen und Integrationen nehmen einige Monate in Anspruch. Im Konzept erhalten Sie eine realistische Zeitplanung – ohne aufgeblähte Puffer. Durch den direkten Kommunikationsweg entfallen die Abstimmungsschleifen größerer Agenturen.

Arbeiten Sie nur mit Kunden aus Freiburg?

Nein. Das Büro befindet sich in Freiburg im Breisgau, was persönliche Termine in Südbaden einfach macht. Die meisten Projekte laufen jedoch remote – Kunden aus ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz gehören zum Alltag.

Nächster Schritt

Welche Lizenz möchten Sie loswerden?

In einem kostenlosen Gespräch von 30 Minuten wird geklärt, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie lohnt und was sie ungefähr kostet. Gerne auch persönlich in Freiburg.

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