Hausmeisterdienst VESER: Mobile Dokumentation trifft zentrale Steuerung
Hausmeisterdienst VESER betreut zahlreiche Objekte im Facility Management. Eine maßgeschneiderte Softwarelösung – bestehend aus Android-App, Web-Anwendung, Kontroll-Server und Kundenportal – digitalisiert den gesamten Arbeitsprozess von der Auftragserfassung bis zur Archivierung.
Die Herausforderung
Zettelwirtschaft bestimmte den Arbeitsalltag: Aufträge wurden auf Papier dokumentiert und anschließend manuell in das ERP-System übertragen. Dieser aufwendige Prozess kostete nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern führte in Stoßzeiten regelmäßig zu Überstunden im Büro. Fehler beim Übertrag waren unvermeidlich, und dem Innendienst fehlte jeder Echtzeit-Überblick über den Fortschritt im Außendienst.
Die Lösung
Eine durchgängige Softwarelösung, die alle Beteiligten vernetzt – vom Außendienst über das Büro bis hin zum Kunden.
Android-App für den Außendienst
Die native Android-App ist das zentrale Werkzeug für die Mitarbeiter vor Ort. Je nach Auftragstyp werden unterschiedliche Masken angezeigt – ob reguläre Auftragsbearbeitung, Zählerablesung oder Winterdienst. Fotos und Dateien lassen sich direkt anhängen, und Kunden bestätigen die Abnahme per Unterschrift auf dem Gerät. Vollständiger Offline-Support stellt sicher, dass auch ohne Netzabdeckung lückenlos gearbeitet werden kann.
Kontroll-Server
Der Kontroll-Server bildet das Bindeglied zwischen App und ERP-System. Er synchronisiert Aufträge, Stammdaten und erledigte Dokumentationen bidirektional – zuverlässig und automatisch. Der manuelle Übertrag entfällt vollständig.
Web-Anwendung für den Innendienst
Über die zentrale Web-Anwendung plant und koordiniert das Büro alle Aufträge. Abgeschlossene Aufträge des Außendiensts werden in Echtzeit sichtbar und können direkt kontrolliert werden – inklusive aller angehängten Fotos, Unterschriften und Zählerstände.
Kundenportal
Ein eigenes Kundenportal stellt Zählerablesungen und Fotos direkt für die Auftraggeber bereit. So erhalten Kunden jederzeit Zugang zu den relevanten Dokumentationen ihrer Objekte – transparent und ohne Rückfragen.
ERP- und Archivanbindung
Die nahtlose Anbindung an das bestehende ERP-System und das Archivierungssystem sorgt dafür, dass alle Daten automatisch dort landen, wo sie hingehören. Doppelte Datenhaltung und manueller Abgleich gehören der Vergangenheit an.
Wartung und Hosting
Die gesamte Infrastruktur wird laufend betreut – von Server-Updates über Monitoring bis hin zur Weiterentwicklung neuer Funktionen. So bleibt das System zuverlässig und wächst mit den Anforderungen.
Web-Anwendung – Kontrolle und Koordination
Die Web-Anwendung ist die Schaltzentrale für den Innendienst. Hier werden Aufträge geplant, koordiniert und nach Abschluss kontrolliert. Alle relevanten Informationen – Fotos, Unterschriften, Zählerstände – sind sofort einsehbar.
Android-App – der digitale Begleiter im Außendienst
Die native Android-App ersetzt Papier und Stift vollständig. Mitarbeiter sehen ihre Aufträge auf einen Blick, arbeiten sie über auftragstyp-spezifische Masken ab und dokumentieren alles direkt vor Ort – auch ohne Internetverbindung.
Zählerablesung – durchgängig digital
Die Zählerablesung ist ein besonders zeitkritischer Prozess: Tausende Zähler müssen in kurzer Zeit abgelesen und dokumentiert werden. In der App erfassen Mitarbeiter die Werte direkt am Zähler – inklusive Foto als Nachweis. Die Daten werden automatisch synchronisiert und stehen in der Web-Anwendung sofort zur Kontrolle und Weiterverarbeitung bereit. Über das Kundenportal erhalten Auftraggeber direkten Zugriff auf die Ablesungen ihrer Objekte.
Das sagt der Kunde
"Die Hausmeister-App hat unseren Arbeitsalltag revolutioniert. Zuvor waren wir in Papierwirtschaft und zeitraubender Dateneingabe gefangen – heute profitieren wir von maßgeschneiderten digitalen Prozessen mit nahtloser ERP-Anbindung, die uns täglich wertvolle Arbeitsstunden sparen. Besonders schätzen wir Herrn Kochs Flexibilität, sein vorausschauendes Mitdenken und seinen lösungsorientierten Ansatz während der gesamten Zusammenarbeit. Die App ist für uns nicht nur ein Werkzeug, sondern ein unverzichtbarer Begleiter im Facility Management geworden."
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