Prozessautomatisierung mit KI

Prozesse automatisieren, die jeden Tag Zeit kosten

E-Mails sortieren, Rechnungen abtippen, Dateien umbenennen, Berichte schreiben: Viele kleine Aufgaben fressen jeden Tag Stunden. Mit KI und etwas Software erledigen sie sich von selbst. Ihre Mitarbeiter kümmern sich nur noch um die Fälle, bei denen ein Mensch entscheiden muss.

Die Automatisierung wird in Ihre bestehenden Programme eingebaut. Niemand muss ein neues Werkzeug lernen. Entwickelt in Freiburg im Breisgau.

E‑Mail schreiben Termin buchen

Wo Zeit verloren geht

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Alles wird zweimal getippt

Bestellungen aus E-Mails, Zahlen aus PDFs, Notizen vom Zettel: Daten werden von einem Programm ins nächste übertragen. Von Hand.

Das Sammelpostfach läuft über

Jemand muss jede E-Mail lesen, um zu entscheiden, wer sich darum kümmert. Wichtige Anfragen bleiben dabei liegen.

Ablage nach eigenem System

Jeder benennt Dateien anders. Wer später einen Lieferschein oder Vertrag sucht, braucht Zeit und Glück.

Berichte schreiben nach Feierabend

Nach dem Einsatz müssen noch Arbeitsberichte, Protokolle und Notizen geschrieben werden. Das macht niemand gerne.

Beispiele

Kleine Automatisierungen, große Wirkung

Jede dieser Automatisierungen ist für sich klein. Zusammen sparen sie Ihrem Team jede Woche viele Stunden.

E-Mails automatisch sortieren

Vorher: Jemand liest jede E-Mail im Sammelpostfach und leitet sie weiter.
Nachher: Die KI erkennt Bestellung, Reklamation, Rechnung oder Bewerbung und schickt sie direkt an den richtigen Mitarbeiter. Dringende Fälle werden markiert.

Rechnungen automatisch auslesen

Vorher: Lieferant, Betrag und Fälligkeit werden aus jeder PDF abgetippt.
Nachher: Die Daten werden ausgelesen, geprüft und an die Buchhaltung übergeben. Auch bei Rechnungen ohne einheitliches Layout.

Dokumente klassifizieren und ablegen

Vorher: Gescannte Post liegt als „Scan_0815.pdf“ im Sammelordner.
Nachher: Jedes Dokument wird erkannt, eindeutig benannt, zum Beispiel „2026-10-28_Rechnung_Müller_4711.pdf“, und im richtigen Kundenordner abgelegt.

Sprachnotizen in Text umwandeln

Vorher: Der Arbeitsbericht wird abends aus dem Gedächtnis geschrieben.
Nachher: Der Mitarbeiter spricht vor Ort eine Sprachnachricht ein. Daraus wird ein sauberer Bericht mit Material und offenen Punkten.

Daten aus Fotos auslesen

Vorher: Zählerstände, Typenschilder und Seriennummern werden vom Foto abgeschrieben.
Nachher: Die Werte werden direkt aus dem Foto gelesen und dem richtigen Objekt zugeordnet.

Lieferscheine mit Bestellung abgleichen

Vorher: Jeder Lieferschein wird Zeile für Zeile mit der Bestellung verglichen.
Nachher: Menge, Preis und Termin werden automatisch geprüft. Nur Abweichungen landen noch auf Ihrem Tisch.

Texte prüfen und vorformulieren

Vorher: Angebote und Antworten werden jedes Mal neu geschrieben.
Nachher: Die KI schlägt einen Text in Ihrem Stil vor und prüft Rechtschreibung und Grammatik. Ihr Mitarbeiter prüft und schickt ab.

Excel-Listen einlesen

Vorher: Jeder Kunde und Lieferant schickt seine Liste in einem anderen Format.
Nachher: Die Spalten werden automatisch erkannt und die Daten sauber in Ihr System übernommen.

Erinnerungen und Berichte

Vorher: Wartungstermine, offene Rechnungen und ablaufende Verträge stehen in Excel.
Nachher: Jeden Morgen kommt eine E-Mail mit allem, was heute wichtig ist.

Sicher und nachvollziehbar

KI-Automatisierung, der Sie vertrauen können

Der Mensch behält das letzte Wort

Ist sich die KI nicht sicher, landet der Fall bei einem Mitarbeiter. Bei wichtigen Schritten wie Zahlungen bestätigt immer ein Mensch.

Datenschutz nach DSGVO

Genutzt werden KI-Modelle mit Servern in der EU und Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet.

In Ihren Programmen

Die Automatisierung wird an Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihr E-Mail-Postfach angebunden. Mehr dazu unter Schnittstellen & Integrationen.

Bereits im Einsatz: Beim Hausmeisterdienst VESER werden Aufträge automatisch mit dem ERP abgeglichen, bei nutramaxx entstehen Produktspezifikationen automatisch als PDF.

Ablauf

So läuft es ab

Sie zeigen, welche Aufgaben Ihr Team heute aufhalten. Um den Rest kümmere ich mich.

Kostenloses Gespräch

In 30 Minuten wird geklärt, welche Aufgaben sich automatisieren lassen und wo es sich am meisten lohnt.

Angebot

Sie erhalten eine Beschreibung der Automatisierung und ein Angebot mit klarem Preis.

Test mit echten Fällen

Die Automatisierung wird mit Ihren echten E-Mails oder Dokumenten getestet, bevor sie live geht.

Start

Die Automatisierung läuft und Ihr Team wird eingewiesen.

Betreuung

Anpassungen, Hilfe bei Problemen und die nächste Automatisierung, wenn Sie sie brauchen.

Über mich

Ihr Ansprechpartner in Freiburg

Dennis Koch – Softwareentwickler aus Freiburg im Breisgau

Ich automatisiere Abläufe für Betriebe in Freiburg, Südbaden und ganz Deutschland. Bei mir sprechen Sie direkt mit dem Entwickler, der die Automatisierung baut.

Gerne schaue ich mir vor Ort an, wie Ihr Team heute arbeitet und wo die meiste Zeit verloren geht.

12+
Jahre Erfahrung: 100+
realisierte Projekte: 5,0 ★
aus 20 Google-Bewertungen

Digitalisierung im Mittelstand Referenzen ansehen

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf häufige Fragen zur Prozessautomatisierung.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie mir gerne eine E‑Mail.

Was ist Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung übernimmt Software wiederkehrende Arbeitsschritte, die sonst von Hand erledigt werden. Zum Beispiel Daten aus E-Mails oder PDFs in ein anderes Programm übertragen, Dateien umbenennen und ablegen oder Erinnerungen verschicken. Ihre Mitarbeiter kümmern sich nur noch um die Fälle, bei denen wirklich ein Mensch entscheiden muss.

Welche Prozesse kann man mit KI automatisieren?

Besonders gut geeignet sind Aufgaben mit Text, Dokumenten und Sprache, die oft vorkommen: E-Mails sortieren, Rechnungen und Lieferscheine auslesen, Dokumente klassifizieren, Sprachnotizen in Text umwandeln oder Angebote vorformulieren. Früher brauchte man dafür feste Regeln für jeden Sonderfall. KI versteht auch unterschiedliche Formulierungen und Layouts.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessoptimierung wird ein Ablauf verbessert, zum Beispiel indem überflüssige Schritte wegfallen. Bei der Prozessautomatisierung übernimmt Software Schritte, die vorher ein Mensch erledigt hat. Beides gehört zusammen: Bevor etwas automatisiert wird, wird der Ablauf vereinfacht. Sonst wird nur ein umständlicher Prozess schneller.

Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform?

Ja, wenn sie richtig aufgesetzt wird. Es werden KI-Modelle über Geschäftsverträge mit Auftragsverarbeitung und Servern in der EU genutzt, die Ihre Daten nicht zum Training verwenden. Wo möglich, werden nur die Daten an die KI geschickt, die für die Aufgabe nötig sind.

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Die Automatisierung wird so gebaut, dass unsichere Fälle auffallen. Ist sich die KI nicht sicher oder passen Werte nicht zusammen, landet der Vorgang zur Prüfung bei einem Mitarbeiter. Bei wichtigen Schritten wie Zahlungen bestätigt immer ein Mensch.

Warum nicht einfach n8n, Make oder Zapier?

Für einfache Abläufe zwischen bekannten Programmen sind diese Werkzeuge eine gute Wahl. Schwierig wird es, wenn Ihre Branchensoftware keine fertige Anbindung hat, viele Sonderfälle dazukommen oder die Daten Deutschland nicht verlassen sollen. Dann ist eine eigene Lösung oft stabiler und auf Dauer günstiger. Im Erstgespräch wird geklärt, was für Ihren Fall passt.

Was kostet eine Automatisierung?

Kleine Automatisierungen, zum Beispiel E-Mails sortieren oder Rechnungen auslesen, sind oft in wenigen Tagen umgesetzt. Die Kosten für die KI selbst liegen meist bei wenigen Cent pro Dokument. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot mit festem Preis und eine Einschätzung, wie viel Zeit Sie damit sparen.

Nächster Schritt

Welche Aufgabe soll sich von selbst erledigen?

In einem kostenlosen Gespräch von 30 Minuten wird geklärt, was sich bei Ihnen automatisieren lässt und was es ungefähr kostet. Gerne auch persönlich in Freiburg.

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Auf E‑Mails antworte ich in der Regel innerhalb von 24 Stunden.